Číselné rady

Agenda Číselné rady slúži k nastaveniu formátu číselného radu, na ktorého základe sú potom vytvárané číselné rady pre jednotlivé typy dokladov.

Číselné rady

Pri definovaní číselného radu rozlišujeme dve úrovne - šablónu číselného radu a dokladový číselný rad.

Zvolením nového záznamu v agende Šablóny číselných radov sa zobrazí formulár pre nastavenie šablóny číselného radu. Šablóna číselného radu sa nepriraďuje dokladom, ale slúži iba ako akýsi vzor určujúci východiskový formát nastavenia dokladových radov. Z dokladového číselného radu je ešte len odvodzované číslo, ktoré je priradené dokladu pri jeho vytváraní.

1. Šablóna číselného radu

Šablóna číselného radu slúži iba ako definícia pre nastavenie formátu číslovania pre dokladové rady.

V šablóne preto odporúčame nastaviť číselný rad v takom formáte, ktorý bude vyhovovať väčšine dokladových číselných radov. Drobné rozdiely vo formáte číselného radu pre rôzne typy dokladov je potom možné nastaviť priamo na úrovni príslušného dokladového radu.

Šablóny číselných radov

Firma v číselných radoch pre jednotlivé typy dokladov uvádza rok, typ dokladu a poradové číslo. Číselné rady pre jednotlivé doklady sa teda líšia iba označením dokladu v číselnom rade.

Firma si preto vytvorí šablónu číselného radu s formátom [rr][d][čččč]. Teda dvojmiestne označenie roku, jednomiestne označenie dokladu a štvormiestne označenie poradového čísla. V Nastavenie označenia podľa typu dokladu si firma zadá označenie pre jednotlivé typy dokladov napr. ako F pre vydanú faktúru.

Uložením nastavenia šablóny číselných radov sa tak automaticky pre aktuálny rok vytvoria dokladové rady pre vydanú faktúru 16F10001. Formát šablóny číselného radu je nastavený tak, že vyhovuje všetkým dokladovým radom, a preto firma nemusí nastavovať formát pre každý jednotlivý dokladový rad.

Použitie číselného radu

Formát radu je ovplyvnený zvoleným použitím číselného radu.

  • Offline použitie

    • Povinnou náležitosťou formátu offline číselného radu sú premenné užívateľ a zariadenie.

    • Vďaka tomu má každý užívateľ pre každé používané zariadenie vlastný číselný rad a je možné tak na mobilných zariadeniach vystavovaným dokladom priraďovať číslo i v prípade práce bez pripojenia k internetu.

  • Online použitie

    • Súčasťou formátu online číselného radu nemusia byť premenné užívateľ a zariadenie, čo znamená, že všetci užívatelia na všetkých zariadeniach, vrátane webového rozhrania, používajú jeden spoločný číselný rad.

    • Aby mohlo byť zabezpečené kontinuálne číslovanie dokladov, nie je možné na mobilných zariadeniach v takom prípade vystavovať doklady v režime bez pripojenia k internetu. Doklady s online číselným radom je možné vytvárať iba v prípade, že je mobilné zariadenie pripojené k internetu a je dostupný server mPOHODA.

    • I v prípade, kedy súčasťou online číselného radu sú premenné užívateľ, resp. užívateľ a zariadenie, je na mobilných zariadeniach povolené vytváranie dokladov iba v režime pripojenia k internetu.

Platnosť číselného radu

Platnosť šablóny číselného radu nemusí byť obmedzená. Platnosti sa však nesmú prekrývať.

Ak máte šablónu číselného radu nastavenú tak, že je možné ju využívať naprieč účtovnými obdobiami, stačí mať v aplikácii mPOHODA založenú iba jednu šablónu a použitie číselného radu na jednotlivých dokladoch riadiť určením platnosti pri dokladovom rade.

Formát číselného radu

Formát šablóny číselného radu sa nastaví zvolením povelu ikona Upravit formát Upraviť formát.

Na stránke Formát číselného radu zvoľte premenné, ktoré majú byť súčasťou šablóny číselného radu a nastavte ich poradie. Viac sa o nastavení dočítate v kapitole Formát číselného radu.

2. Formát číselného radu

Formát číselného radu je tvorený dvoma časťami nazvanými Prefix a Číslo. Obidve tieto časti sa skladajú z jednotlivých premenných, za ktoré sa pri vytváraní konečného čísla dokladu dosadzujú konkrétne hodnoty.

Každá časť formátu číselného radu môže byť tvorená maximálne 5 znakmi.

Formát šablóny číselného radu je možné kedykoľvek upraviť. Nové nastavenie sa použije až pre novo vytvárané dokladové rady.


Položky formátu číselného radu je možné presúvať z časti Prefix do časti Číslo a naopak. Aké premenné a v akom poradí budú vo formáte číselného radu použité záleží na vás.

Formát číselného radu
Položky formátu číselného radu
Typ Popis
Rok

Vo výslednom číselnom rade je premenná rok reprezentovaná aktuálnym kalendárnym rokom. Rok sa v čísle dokladu môže zobraziť buď ako dvojmiestny alebo štvormiestny prvok.

Označenie

Aby nedochádzalo k duplicitným číselným radom je potrebné číselné rady pre jednotlivé doklady od seba odlíšiť.

Označenie jednotlivých typov dokladov v číselnom rade sa zadáva v časti Nastavenie označenia podľa typu dokladu.

Text

Položka slúži pre zadanie vlastného textu, ktorý má byť obsiahnutý v číselnom rade pre všetky doklady, bez ohľadu na typ.

Pre premennú Text je zadaná hodnota "m" pre označenie dokladu vystaveného v aplikácii mPOHODA. Dokladový rad pre vydané faktúry potom bude mať podobu napríklad mFV001.

Ďalšie všeobecné texty do formátu číselného radu pridáte zvolením povelu ikona Přidat text Pridať text.

Užívateľ

Táto premenná slúži k označeniu užívateľa, ktorý doklad vystavil. Užívateľ môže byť v číselnom rade reprezentovaný jedným alebo dvoma znakmi.

Ak má byť číselný rad používaný v offline režime vystavovania dokladov (tzn. bez pripojenia k internetu), potom je položka povinnou náležitosťou číselného radu.

V online režime vystavovania dokladov (tzn. s pripojením k internetu) je možné položku použiť bez toho, aby súčasne musela byť použitá i položka Zariadenie.

Zariadenie

Táto premenná slúži k označeniu zariadenia, na ktorom bol doklad vystavený. Zariadenie je v číselnom rade reprezentované vždy iba jedným znakom.

Ak má byť číselný rad používaný v offline režime vystavovania dokladov, potom je položka povinnou náležitosťou číselného radu.

Prvok nie je možné samostatne použiť. Vždy musí byť použitý v kombinácii s položkou Užívateľ.

Poradové číslo Je povinnou súčasťou každého formátu a musí byť vždy umiestnený ako posledná položka v časti Číslo.

3. Dokladový číselný rad

Dokladový číselný rad je rad určený pre konkrétny typ dokladu. Z formátu dokladového číselného radu je vytvárané konkrétne číslo, ktoré je potom prideľované dokladu.

Nastavenie dokladového radu

Formát dokladového číselného radu

Založením nového dokladového číselného radu sa formát dokladového radu nastaví podľa definície formátu šablóny číselného radu, ku ktorej dokladový rad prináleží.

  • Pre formát dokladového radu a jeho jednotlivé prvky platia rovnaké pravidlá ako pre formát všeobecného číselného radu. Tzn. formát je tvorený časťami Prefix a Číslo, kde každá môže mať maximálne päť znakov, a jednotlivé premenné formátu je možné medzi nimi presúvať.

  • Formát radu môžete ľubovoľne upraviť (vybrať iné premenné, zmeniť poradie prvkov, nastaviť iné texty alebo iný typ použitia radu) a nastaviť ho tak odlišne od východiskovej šablóny číselného radu.

  • Editácia formátu dokladového radu je možná dovtedy, kým nie je dokladový rad priradený konkrétnemu vytvorenému dokladu.

  • Pri uložení dokladového radu sa kontroluje, či z číselného radu nemôže vzniknúť číslo dokladu rovnaké ako z iného už existujúceho číselného radu. Systém vás na možnú duplicitu číselných radov upozorní a vypíše zoznam radov, s ktorými zhoda nastáva. Odporúčame upraviť formát práve vytváraného dokladového radu, aby ste sa vyhli duplicitnému číslovaniu dokladov.

    Dokladový rad pre vydané faktúry s platnosťou pre rok 2015 má formát FV[u][z][ččč]. Užívateľ uloží dokladový rad pre vydané faktúry s platnosťou pre rok 2016 s formátom FV[ččččč]. Systém rady vyhodnotí ako duplicitné, pretože pre rok 2015 i 2016 môže vzniknúť doklad s číslom FV01001 (2015: FV[0][1][001]; 2016: FV[01001]).

  • Rovnako systém upozorní na duplicitu variabilného symbolu pre vydané faktúry, čo môže spôsobiť problémy pri automatickej likvidácii faktúr homebankingom.

Príklad číslovania dokladov pre offline dokladový rad vydaných faktúr:

Vo firme sú používané dve zariadenia zariadenie 1 a zariadenie 2 a berieme do úvahy situáciu, že na zariadení 1 vystavuje doklady užívateľ s označením 01 a na zariadení 2 užívateľ s označením 02.

Vydané faktúry sú na zariadení 1 číslované 17FV1010001, 17FV1010002, 17FV1010003 …
Vydané faktúry sú na zariadení 2 číslované 17FV2020001, 17FV2020002, 17FV2020003 …

Príklad číslovania dokladov pre online dokladový rad vydaných faktúr (rad neobsahuje označenie zariadenia a užívateľa):

1. faktúra je vystavená na zariadení 1 a dostane číslo 17FV0001
2. faktúra je vystavená na zariadení 1 a dostane číslo 17FV0002
3. faktúra je vystavená na zariadení 2 a dostane číslo 17FV0003
4. faktúra je vystavená na zariadení 1 a dostane číslo 17FV0004
...

Po úprave formátu dokladového číselného radu spravte na všetkých mobilných zariadeniach pred vystavením nového dokladu synchronizáciu údajov.

Platnosť dokladového číselného radu

Platnosť dokladového radu sa musí pohybovať v rámci platnosti šablóny číselného radu, ku ktorej dokladový rad prináleží. Koniec platnosti dokladových radov sa automaticky skráti, ak dôjde k ukončeniu platnosti, resp. skráteniu platnosti šablóny číselného radu.

Platnosť dokladového radu je automaticky nastavená na kalendárny rok. Firmy účtujúce v hospodárskom roku musia platnosť dokladového radu upraviť.

Dokladový rad odporúčame ponechať platný po celé účtovné obdobie. Dokladový rad s dlhšou platnosťou sa nenaimportuje do programu POHODA. Ak potrebujete rad ukončiť v priebehu obdobia, nastavte nasledujúcemu radu iný formát, aby nevznikali duplicitné čísla dokladov.

Začiatočné poradové číslo

Pri dokladovom rade je možné nastaviť Začiatočné poradové číslo. Toto číslo je potom pridelené prvému dokladu vytvorenému v danom dokladovom rade.

Zmazaním dokladu, resp. zmenou čísla na doklade, ktorému bolo priradené posledné číslo v rade, dochádza k poníženiu budúceho poradového čísla. Následne vystavenému dokladu je potom priradené pôvodne použité číslo. Poradové číslo sa ponižuje maximálne na hodnotu uvedenú v poli Začiatočné poradové číslo.

Vytvorenie dokladového číselného radu

Dokladový rad je možné vytvoriť niekoľkými spôsobmi:

  • Po uložení novej šablóny číselných radov sa automaticky vytvoria dokladové rady pre všetky typy dokladov pre aktuálny rok, resp. pre rok najbližší aktuálnemu roku.

    Ak spadá aktuálny kalendárny rok do platnosti šablóny číselného radu, potom sa po jej uložení automaticky vytvoria dokladové rady pre aktuálny kalendárny rok. Ak si vopred pripravíte šablónu číselného radu pre nasledujúci rok, vytvoria sa po jej uložení automaticky dokladové rady pre nasledujúci kalendárny rok.

  • Ak chcete vytvoriť číselné rady pre všetky typy dokladov naraz, potom zvoľte povel ikona Vytvořit nové řady Vytvoriť rady. Dôjde tak k vygenerovaniu dokladových číselných radov pre všetky typy dokladov . Takto hromadne je možné vytvoriť číselné rady pre budúce kalendárne roky, prípadne i pre predchádzajúce kalendárne roky.

  • Ak potrebujete vytvoriť dokladový rad iba pre určitý typ dokladu, resp. určitú hotovostnú pokladňu, potom na šablóne číselného radu zvoľte povel ikona Vytvořit novou řadu Vytvoriť nový rad . Tým založíte nový záznam dokladového radu, na ktorom zvolíte typ dokladu .

    Vytvorenie nového číselného radu
  • Ak pre novo založený doklad neexistuje číselný rad, vytvorí sa automaticky na základe šablóny číselného radu, ku ktorému doklad podľa dátumu vystavenia prináleží.

4. Číslovanie dokladov

Pri vytvorení nového dokladu je záznamu pridelené unikátne číslo. Výsledné číslo dokladu vzniká dosadením konkrétnych hodnôt za jednotlivé premenné v dokladovom rade.

Pre vytvorenie čísla dokladu sa použije ten dokladový rad, ku ktorému záznam dátumom vystavenia prináleží.

Ak dôjde k zmene dátumu vystavenia dokladu, potom sa zmení i číslo dokladu. Pri vydaných faktúrach dôjde navyše k zmene variabilného symbolu (ak nebol užívateľsky upravený).

Číslo dokladu je na doklade zobrazené v poli Číslo.

5. Synchronizácia s programom POHODA

  • Synchronizáciou sa z aplikácie mPOHODA do programu POHODA prenášajú číselné rady. Číselné rady pre import nie je potrebné v aplikácii mPOHODA špeciálne označovať pre synchronizáciu.

  • Do programu POHODA sa importujú iba tie číselné rady, ktoré svojou platnosťou zasahujú do účtovného obdobia, v ktorom je synchronizácia údajov vykonávaná. Pri spustení synchronizácie na prelome účtovných období sa importujú číselné rady do prechodného účtovného obdobia, ako aj novo vzniknuté rady do bežného účtovného obdobia.

6. Prenos číselného radu z iného zariadenia

Ak v aplikácii mPOHODA otvárate firmu, ktorá nie je synchronizovaná a z daného zariadenia ste sa nikdy do tejto firmy neprihlásili, a zároveň sú vo firme používané offline číselné rady, resp. online číselné rady obsahujúce premennú zariadenia, ponúkne systém pre dané zariadenie vytvorenie nových číselných radov alebo prenos radov z iného zariadenia.

Pri aktualizácii aplikácie mPOHODA na verziu 1.2. pri už synchronizovaných firmách v mobilnom zariadení bude číslovanie dokladov pokračovať v doteraz používaných číselných radoch. Ak pred prechodom na verziu 1.2. spravíte odinštalovanie aplikácie a nanovo nainštalujete verziu 1.2., ponúkne sa prenos číselných radov vo všetkých firmách, teda aj v tých, ktoré boli v predchádzajúcej verzii aplikácie synchronizované.

  • Vytvorenie nových číselných radov

    • Pre dané zariadenie budú vygenerované nové číselné rady podľa nastavenia šablóny číselných radov na webovom rozhraní.

    • Doklady vytvorené na tomto zariadení budú číslované od jednotky.

    • V číselnom rade bude mať dané zariadenie nové číslo.

  • Prenos radov z iného zariadenia

    • Číselné rady budú prevzaté zo zariadenia, ktoré na stránke Správa číselných radov vyberiete.

      Za názvom zariadenia je v zátvorke zobrazené následujúce číslo aktuálneho číselného radu pre vydané faktúry. Číslo zariadenia je tučne zvýraznené.

      Správa číselných radov
    • Pred dokončením prenosu číselných radov si môžete pre vybrané zariadenie zobraziť existujúce číselné rady kliknutím na tlačidlo Zobraziť číselné rady.

    • Uistite sa, že na pôvodnom zariadení sú všetky záznamy úspešne zosynchronizované na webové rozhranie. Odinštalujte aplikáciu a na novom zariadení dokončite prenos číselných radov.

      Záznam, ktorý nie je synchronizovaný na webové rozhranie aplikácie, je v hlavnom zozname označený ikonou ikona nezosynchronizovaného záznamu.

    • Prevzatie číselného radu z iného zariadenia umožní nadviazať v číslovaní dokladov na pôvodnom zariadení.

    Po odinštalovaní a opätovnej inštalácii aplikácie mPOHODA môže dôjsť k zmene identifikátora zariadenia (napr. ak je inštalácia aplikácie spravená po aktualizácii operačného systému), čo vyvolá ponuku prenosu číselných radov aj v prípade, že už ste aplikáciu predtým na zariadení používali. V takom prípade odporúčame spraviť prevzatie číselných radov a v ponuke zariadení vybrať dané zariadenie.

Späť na začiatok