Šablóny

Šablóna je vzorový dokument, na základe ktorého sa vytvárajú vydané faktúry určené konečným odberateľom.

Šablóny

1. Šablóna

Ak predávate opakovane rovnaký tovar alebo služby a pravidelne fakturujete s rovnakými odberateľmi, potom je vhodné si pre tieto prípady vytvoriť šablónu. Vďaka šablóne je celý obchodný prípad dopredu pripravený a jedným kliknutím sa údaje zo šablóny prenesú do vydanej faktúry, ktorú už len skontrolujete, uložíte a faktúru pošlete svojmu zákazníkovi.

Šablóny faktúr je možné vytvárať a upravovať iba vo webovom rozhraní aplikácie. Na mobilnom klientovi je záznam iba čítanie. Vydanú faktúru zo šablóny vytvoríte na všetkých platformách aplikácie.

  • Na šablóne sa neuvádza dátum vystavenia a dátum daňovej povinnosti. Vydanej faktúre sa automaticky nastaví dátum vystavenia na deň, kedy bola faktúra zo šablóny vytvorená. V prípade faktúry platiteľa DPH, je tento dátum použitý aj pre dátum daňovej povinnosti.

  • V poli Splatnosť sa uvádza počet dní splatnosti faktúry. Pri vytvorení konečnej faktúry zo šablóny sa zadaný počet dní pripočíta k dátumu vystavenia faktúry a výsledný dátum sa na faktúre zapíše do poľa Dátum splatnosti. Na novej šablóne sa ako predvolená splatnosť nastaví splatnosť uvedená v agende Nastavenie dokladov v sekcii Platby.

  • V poli Forma úhrady sa vyberá forma, ktorou má byť za faktúru zaplatené. Na novej šablóne sa ako predvolená forma úhrady nastaví forma uvedená v agende Nastavenie dokladov v poli Forma úhrady v ostatných agendách.

  • Položku je možné na šablónu zadať priamym zápisom alebo výberom položky z cenníka. Priamo zo šablóny je taktiež možné do cenníka pridať novú položku. Detailné informácie k práci s položkou na šablóne sú uvedené na stránke Položky dokladu.

    Šablóna nevykonáva vyskladnenie zásob zo skladu, a tak je možné na nej uviesť zásobu v ľubovoľnom množstve. Až pri vytváraní vydanej faktúry sa v závislosti na nastavenie voľby Vyskladňovať do mínusu vykoná overenie stavu zásoby.

  • Šablóne je možné priradiť jedného a viac odberateľov. Bližší popis, ako na šablónu vložiť odberateľa je uvedená v popisu záložky Odberatelia.

  • Vytvorenie šablóny v cudzej mene a nastavenie kurzu pre fakturáciu je popísané v kapitole Cudzia mena.

  • Kapitola Vytvorenie vydanej faktúry zo šablóny popisuje vytvorenie konečnej faktúry na základe vzorovej šablóny. Prípadne je možné generovať faktúry automaticky na základe vopred naplánovanej fakturácie.

2. Záložky

Odberatelia

Na záložke Odberatelia sa uvádza zoznam odberateľov, pre ktorých budú vytvorené vydané faktúry z danej šablóny.

Záložka Odberatelia

Zvolením povelu Pridať odberateľa Pridať odberateľa sa zobrazí zoznam všetkých odberateľov evidovaných v agende Adresár. Označením odberateľa a zvolením povelu Preniesť Preniesť dôjde k vloženiu vybraného odberateľa na šablónu. Týmto spôsobom je možné na šablónu vložiť aj viac odberateľov.

Prenos odberateľa z adresára do šablóny

Kliknutím na ikonu Přidat položku z ceníku zobrazenú za názvom firmy odberateľa, sa na novej záložke prehliadača zobrazia detailné informácie o odberateľovi.

Po vložení adresy na šablónu vyberte na záložke Odberatelia dodacia adresu a v poli E-mail skontrolujte zadaný kontakt. E-mailovou adresu môžete priamo na šablóne upraviť. Tato adresa sa vloží na konečnú faktúru a budú sa na ňu pri odosielaní e-mailom zasielať všetky dokumenty.

Povel Pridať odberateľa sa okrem záložky Odberateľa nachádza aj vo formulári šablóny.

Poznámky

Záložka Poznámky na šablone ma tri časti. V poli Poznámka externá pre vystavovaný doklad uveďte text, ktorý sa skopíruje do poznámky vydanej faktúry vytvorenej z dané šalbóny (záložka Poznámky na faktúre - prvé pole). Do pola Poznámka interná pre vystavovaný doklad zapíšte text, ktorý sa skopíruje do internej poznámky na vytvorenú faktúru. Pole Poznámka interná pre šablónu slúží k uvedeniu doplňujúcich údajov súvisiacích s danou šablónou a táto poznámka sa na vydanú faktúru neprenáša.

Záložka Poznámky

Plánovanie fakturácie

Na záložke Plánovanie fakturácie si užívateľ môže definovať parametre, na základe ktorých systém sám automaticky vytvorí vydané faktúry.

Detailný popis funkčnosti je popísaný v kapitole Automatická fakturácia.

História automat. úlohy

Na základe naplánovania fakturácie, systém postupne v určené dni vytvára zo šablóny vydané faktúry. Pre každý deň fakturácie systém naplánuje úlohu na vytvorenie faktúry. V prípade, že sa prostredníctvom naplánovanej úlohy nepodarí z nejakého dôvodu faktúru vytvoriť, systém vytvorí novú úlohu, aby sa pokúsil vygenerovanie dokladu zopakovať.

Všetky tieto automatické úlohy sa zaznamenávajú na záložke História automat. úlohy, kde podľa stĺpca Stav zistíte výsledok danej úlohy (V poriadku V poriadku vykonaná plánovaná úloha/Chyba Chybne vykonaná plánovaná úloha) a v prípade neprebehnutej fakturácie sa z detailu automatickej úlohy dozviete podrobnosti chybového stavu.

Záložka História automat. úlohy Výsledok spracovania automatickej úlohy

Doklady

Na záložke Doklady je uvedený odkaz na vydanú faktúru vytvorenú z danej šablóny.

Prostredníctvom filtra môžete voliteľne vyhľadávať medzi dokladmi vytvorenými ručne alebo na základe automatickej fakturácie.

Záložka Doklady

História

Na záložke História je zobrazený prehľad udalostí týkajúcich sa zvoleného záznamu. Teda kedy bol záznam vytvorený a kto ho editoval.

Záložka História

3. Cudzia mena

Mena šablóny je určená hodnotou uvedenou v poli Mena. Mena EUR slúži pre vytvorenie tuzemského dokladu.

S cudzou menou na šablóne sa pracuje podobne ako na vydanej faktúre. Kompletný popis práce s cudzou menou v aplikácii mPOHODA je uvedený v samostatnej kapitole Cudzia mena.

Šablóna v cudzej mene sa od faktúry v cudzej mene odlišuje v dvoch funkciách:

  • voľba typu kurzu

    Na detaile šablóny v sekcii Podrobnosti sa nachádza prepínač Typ kurzu meny. Nastavením denného kurzu určíte, že sa na vydanú faktúru vytvorenú z danej šablóny načíta denný kurz k dátumu vystavenia, resp. dátumu daňovej povinnosti faktúry. V prípade pevného kurzu sa na konečnú faktúru vloží kurz uvedený na šablóne v poli Kurz meny.

  • načítanie denného kurzu na šablónu

    Ak je na šablóne nastavené používanie denného kurzu, potom sa s každým otvorením detailu šablóny načíta z kurzového lístku aktuálny kurz. Vďaka tomu platiteľ DPH vidí v rekapitulácii DPH aktuálnu hodnotu, akú by mala faktúra vytvorená v danom okamihu.

4. Vytvorenie vydanej faktúry zo šablóny

Akonáhle nastane situácia, pre ktorú máte pripravenú šablónu, stačí len jedno kliknutie a vydaná faktúra je pripravená na poskytnutie pre odberateľa.

  • Zvolením povelu Vytvoriť vydanú faktúru vyvoláte pokyn k vygenerovaniu vydaných faktúr zo šablóny.

    Povel je dostupný na detaile šablóny (ikona Vytvoriť vydanú faktúru ) alebo v hlavnom zoznamu šablón (ikona Vytvoriť vydanú faktúru).

  • Pre každého odberateľa uvedeného na šablóne sa generuje samostatná vydaná faktúra. V prípade, že odberateľ nie je na šablóne uvedený, je možné ho doplniť až na konečnej faktúre.

  • Do novej faktúry sa vkladajú položky uvedené na šablóne.

    Pred vytvorením faktúr sa najprv skontroluje nastavenie voľby Vyskladňovať do mínusu a v prípade, že vyskladnenie do mínusu nie je povolené, vykoná sa overenie stavu zásoby pre všetky vytvárané faktúry.

    Pokiaľ sa zo šablóny vytvára iba jedna vydaná faktúra a z niektorej zásoby nie je pre vyskladnenie dostatočné množstvo, ponúkne aplikácia mPOHODA možnosť čiastočného vyskladnenia v množstve, ktoré je aktuálne k dispozícii.

    V prípade, že má byť zo šablóny hromadne vytvorených viac faktúr a niektorá zásoba uvedená na šablóne nie je naskladnená v dostatočnom množstve, ktoré pokryje celkové fakturované množstvo za všetky faktúry, nedôjde k vygenerovaniu žiadnej faktúry. Je potrebné najprv vykonať naskladnenie zásob v programe POHODA, nový stav synchronizovať do aplikácie mPOHODA a následne celý postup vytvorenia faktúr zo šablóny zopakovať.

  • Vytvorené vydané faktúry skontrolujte a následne ich môžete vytlačiť alebo odoslať e-mailom svojím odberateľom.

  • Vydaná faktúra je so šablónou previazaná cez záložku Doklady.

Systém umožňuje aj automatické generovanie faktúr na záložke Plánovanie fakturácie.

5. Automatická fakturácia

Nastavenie opakovanej fakturácie:

Zapnutím prepínača Opakovaná fakturácia sa zapne režim automatického generovania dokladov.

 Záložka Plánovanie fakturácie
  • Doklady vystaviť k poslednému dňu mesiaca

    V prípade, že prepínač je v stave zapnutý, faktúra sa vytvorí s dátumom vystavenia v poslednom dni v mesiaci. V prípade že prepínač je v stave vypnutý, faktúra sa vystaví od dátumu začatia opakovanej fakturácie.

  • Dátum začatia

    Nastavuje sa tu dátum, od kedy má byť spustená opakovaná fakturácia.

    Systém spúšťa plán opakovanej fakturácie každých 30 minúť. Z toho vyplýva, že ak dátum začatia je napríklad dnešný deň, tak k automatickému generovaniu dokladov dôjde najneskôr do 30 minút od uloženia šablóny, ktorá ma zapnutú opakovanú fakturáciu.

  • Opakovať jedenkrát za

    Nastavuje sa počet opakovaní generovania faktúr za dané obdobie (deň, týždeň, mesiac, štvrťrok, polrok, rok).

  • Termín ukončenia

    Nastavuje sa, kedy sa ma ukončiť opakovaná fakturácia. Môže to byť jedna z možností: Neobmedzene, K zadanému dátumu alebo K zadanému počtu opakovania.

  • Vystavil

    V zozname sa ponúkajú uživatelia s rolou Admin a pod zvoleným užívateľom sa vytvárajú faktúry, ktoré sú automaticky generované na základe automatickej fakturácie.


Odoslanie e-mailom:

  • Odoslanie vystaveného dokladu e-mailom odberateľovi

    V prípade, že prepínač je v stave zapnutý, po vytvorení dokladu sa na e-mailovú adresu uvedenú na doklade, odošle zvolená tlačová zostava. Pokiaľ na doklade nie je uvedená e-mailová adresa, nebude daná tlačová zostava odoslaná, ale faktúra sa vystaví.

  • Dokument odosielaný odberateľovi

    Nastavuje sa, ktorá tlačová zostava sa ma poslať odberateľovi. Na výber sú dve možnosti: Faktúra a Faktúra (anglicky).

  • Odoslanie e-mailom vystaviteľovi šablóny

    Nastavuje sa, či nižšie nastavený dokument sa má poslať vystaviteľovi šablóny a či aj v kópii príjemcom z agendy Odosielanie

  • Dokument odosielaný vystaviteľovi šablóny

    Nastavuje sa aký dokument sa ma posielať vystaviteľovi šablóny. Na výber sú dve možnosti: Súhrn alebo Vystavený doklad.

Na záložke Plánovanie fakturácie je uvedený dátum a stav ďalšieho spracovania, čiže kedy dôjde k vygenerovaniu ďalšieho dokladu a či plánovaná úloha už bola zahájená alebo dokončená.

Faktúry vytvorené zo šablóny sú uvedené na záložke Doklady.

To či naplánovaná fakturácia prebehla v poriadku alebo došlo k chybe pri vytváraní vydaných faktúr, zistíte na prvý pohľad v hlavnom zozname šablón prostredníctvom ikon v stĺpci Stav. Šablóna, z ktorej nebolo možné pri poslednom generovaní dokladov vydané faktúry vytvoriť, je označená ikonou Chyba v opakovanej fakturácii. Ikony Aktívna opakovaná fakturacia, resp.  Opakovaná fakturácia sa blíží ku konci vyjadrujú, že na šablóne je aktívna opakovaná fakturácia, generovanie faktúr prebehlo v poriadku a systém bude pre šablónu vytvárať dalšie plány pre budúcu fakturáciu. Oranžová ikona signalizuje, že na základe parametrov nastavených na danej šablóne, budú vytvorené už iba posledné dva plány fakturácie. Šedá ikona Opakovaná fakturácia ešte nezačala alebo bola dokončená označuje tie šablóny, pri ktorých generovanie faktúr na základe plánovanej úlohy ešte len začne, alebo už boli všetky plány dokončené.

6. Synchronizácia s programom POHODA

Šablóny vytvorené v aplikácii mPOHODA sa nesynchronizujú s programom POHODA. Rovnako tak nie je možné do aplikácie preniesť šablóny evidované v programe POHODA.

Späť na začiatok