Zálohové faktúry

1. Zálohová faktúra

Zálohová faktúra sa vystavuje na tovar a služby, za ktoré požadujete zaplatiť pred uskutočnením samotného predaja, resp. poskytnutím služby.

• V poli Forma úhrady sa zadáva forma, ktorou má byť za faktúru zaplatené. Na novom doklade sa ako východisková forma úhrady nastaví forma uvedená v agende Nastavenie dokladov v poli Forma úhrady v ostatných agendách. Ak sa zvolí forma úhrady Hotovosť, zmení sa dátum splatnosti na rovnaký, ako je dátum vystavenia.

• Položku je možné na doklad zadať priamym zápisom alebo výberom položky z cenníka. Priamo z dokladu je tiež možné do cenníka pridať novú položku. Detailné informácie k práci s položkou na doklade sú uvedené na stránke Položky dokladu.

  Zálohové faktúry nevytvárajú skladový pohyb, a preto je možné do dokladu vkladať skladové zásoby bez ohľadu na evidenčný stav a nastavenia voľby Vyskladňovať do mínusu.

• Bližšie informácie o tom, ako na doklad vložiť odberateľa, resp. ako aktualizovať údaje o odberateľovi na doklade, sa dočítate v kapitole Práca s adresou na doklade, uvedenej v popise agendy Adresár. Okrem fakturačnej adresy je možné na zálohovej faktúre uviesť tiež dodaciu adresu.

• Po zaplatení zálohy odberateľom je potrebné pri zálohovej faktúre zaevidovať jej úhradu. Vykonanie úhrady faktúry je popísané v kapitole Úhrada faktúry.

• Akonáhle je záloha zaplatená, môže dôjsť k jej vyúčtovaniu. Presný postup zúčtovania prijatej zálohy vo vydanej faktúre je popísaný v kapitole Vyúčtovanie zálohovej faktúry. To, či bude vyúčtovanie vykonané v aplikácii mPOHODA alebo v programe POHODA je závislé od nastavenia Vyúčtovania prijatej zálohy. Východiskové nastavenie je možné na zálohovej faktúre zmeniť.

• Vytvorenie zálohovej faktúry v cudzej mene a popis práce s cudzou menou v aplikácii mPOHODA je uvedený v kapitole Cudzia mena.

• Popis základných funkcii pre vytvorení nového záznamu, uloženie záznamu, zmazanie, zaokrúhlenie dokladu a pod. sú popísané v kapitole Všeobecné funkcie.

• Z programu POHODA je možné do aplikácie mPOHODA importovať vydané zálohové faktúry typu Zálohová a Proforma. Na strane aplikácie mPOHODA sú tieto záznamy iba na čítanie.

2. Záložky

Úhrady

Úhrady faktúry sa zaznamenávajú na záložke Úhrady.

Spôsoby vytvorenia úhrady zálohovej faktúry sú popísané v kapitole Úhrada zálohovej faktúry.

Nad zoznamom úhrad sa zobrazuje zostávajúca čiastka k úhrade.

Poznámky

Poznámky slúžia na uvedenie doplňujúcich údajov súvisiacich s vytvorenou zálohovou faktúrou. Poznámka sa synchronizáciou prenáša spolu so zálohovou faktúrou do programu POHODA.

Poznámka zapísaná v prvej časti sa zobrazuje na tlačovej zostave Zálohová faktúra. Poznámka interná je určená na zaznamenanie doplňujúcich údajov slúžiacich pre vnútorné potreby firmy.

Doklady

Na záložke Doklady je uvedený odkaz na príjmový pokladničný doklad, v prípade úhrady faktúry v hotovosti. Po vyúčtovaní prijatej zálohy je tu uvedený odkaz na zúčtovaciu vydanú faktúru.

V záhlaví záložky sa zobrazuje počet dokladov, na ktoré má zdrojový doklad väzbu.

Upomienky

Na záložke Upomienky sú uvedené upomienky vystavené k danej zálohovej faktúre.

Spôsob vytvorenia jednotlivých upomienok je popísaný v kapitole Upomienky k faktúram v omeškaní.

História

Na záložke História je zobrazený prehľad udalostí týkajúcich sa zvoleného záznamu. Teda kedy bol záznam vytvorený, kto ho editoval, kedy bol synchronizovaný.

3. Úhrada zálohovej faktúry

Úhradu zálohovej faktúry je možné vykonať niekoľkými spôsobmi. Každá úhrada má vplyv na celkový stav úhrady faktúry, ktorý je farebne rozlíšený. Tento stav je vidieť v zozname faktúr a na záložke Úhrady.

Prehľad stavov úhrady faktúry

Ikona	Názov stavu	Popis
	Faktúra po splatnosti	Nezaplatená faktúra, pri ktorej už uplynul termín splatnosti.
	Neuhradená faktúra	Faktúra, ktorá nie je uhradená na plnú sumu a zároveň ešte neuplynul termín splatnosti.
	Uhradená faktúra	Faktúra bola uhradená na plnú sumu.

Rozlišujeme tri typy úhrad:

• úhradu príjmovým pokladničným dokladom

• úhradu bez väzby na hradiaci doklad

• úhradu vytvorenú synchronizáciou s programom POHODA

Pri zálohovej faktúre nie je možné zadávať čiastočné likvidácie faktúry.

Úhrada faktúry vykonaná v agende Pokladničné doklady

Príjmový pokladničný doklad s položkou likvidácie zálohovej faktúry je možné vytvoriť priamo v agende Pokladničné doklady.

Presný postup prenosu zálohovej faktúry na príjmový pokladničný doklad je uvedený v kapitole Úhrada faktúry príjmovým pokladničným dokladom, uvedenej v pomocníkovi pre pokladničné doklady.

Odkaz na hradiaci príjmový pokladničný doklad je uvedený na záložke Úhrady v poli Číslo dokladu.

Túto úhradu nie je možné na záložke Úhrady editovať (je možné uviesť iba poznámku) ani zmazať. Odstránenie úhrady je potrebné vykonať zmazaním príjmovým pokladničného dokladu, resp. príslušnej položky pokladničného dokladu.

V aplikácii mPOHODA nie je možné realizovať úhrady zálohových faktúr v cudzej mene pokladničným dokladom.

Úhrada vyvolaná zo zálohovej faktúry

Priamo zo zálohovej faktúry je možné vytvoriť úhradu príjmovým pokladničným dokladom alebo úhradu bez väzby na hradiaci doklad.

Obidva spôsoby vykonania likvidácie zálohovej faktúry je možné vyvolať na záložke Úhrady alebo zo zoznamu zálohových faktúr.

Kliknutím na ikonu indikujúcu stav úhrady v zozname faktúr sa zobrazí dialógové okno Úhrada faktúry, v ktorom zvoľte požadovaný spôsob vykonania úhrady.

• úhrada príjmovým pokladničným dokladom

  • Likvidáciu zálohovej faktúry príjmovým pokladničným dokladom vyvoláte zo záložky Úhrady povelom Uhradiť pokladničným dokladom.

    

  • V dialógovom okne Úhrada faktúry zvoľte povel Uhradiť pokladničným dokladom.

  • V obidvoch prípadoch sa v agende Pokladničné doklady založí nový príjmový pokladničný doklad, s dátumom platby rovnajúcim sa aktuálnemu dňu, na ktorý je vložená zvolená zálohová faktúra. Pokladničný doklad skontrolujte a vykonajte jeho uloženie.

  Povel Uhradiť pokladničným dokladom nie je dostupný pri zálohovej faktúre v cudzej mene.

  Pokladničný doklad k zálohovej faktúre je možné vystaviť aj pri uložení, povelom Uložiť a vystaviť pokladničný doklad, ktorý je dostupný vo variante mPOHODA Pro .

• úhrada bez väzby na hradiaci doklad

  • Úhradou bez väzby na hradiaci doklad sa pri likvidovanej zálohovej faktúre vytvorí úhrada, ktorou je faktúra úplne zlikvidovaná. Dátum úhrady je nastavený na aktuálny deň, ale je možné ho upraviť. Táto úhrada nemá väzbu na iný doklad.

  • Povelom Pridať úhradu sa na záložke Úhrady vytvorí nový záznam úhrady. Pred jeho uložením môžete upraviť dátum vykonania úhrady.

    

  • Zvolením povelu Uhradiť v dialógovom okne Úhrada faktúry sa vytvorená úhrada zálohovej faktúry automaticky uloží. Dátum úhrady zmeníte na záložke Úhrady.

  • Úhradu bez väzby na hradiaci doklad je možné zmazať na záložke Úhrady prostredníctvom povelu Odstrániť.

  • Pridanie úhrady, jej odstránenie, zmena dátumu úhrady i ďalšie úpravy vykonávané na záložke Úhrady je potrebné potvrdiť kliknutím na tlačidlo Uložiť.

  • Úhrada bez väzby na hradiaci doklad sa zadáva v prípade, keď je zálohová faktúra uhradená iným spôsobom, ako príjmovým pokladničným dokladom (napríklad prevodom na bankový účet).

    Úhrady bez väzby na hradiaci doklad sa synchronizujú do programu POHODA, rel. 13400, resp. jeho najnovšej aktualizácii. Do staršej verzie programu POHODA sa neprenášajú. Ak využívate úhrady bez väzby pre zaznamenávanie prevodu peňazí na bankový účet, odporúčame úhradu v banke vykonať v programe POHODA, rel. 13400 (alebo v novšej verzii), odkiaľ sa synchronizáciou údajov likvidácia prenesie aj do aplikácie mPOHODA.

Prenos úhrad z programu POHODA

Ak je v agende Nastavenie dokladov aktívna voľba Synchronizovať aj úhrady bez väzby do programu POHODA, potom sa úhrady bez väzby uvedené v aplikácii mPOHODA pošlú do programu POHODA, kde tiež dôjde k likvidácii faktúry bez väzby na hradiaci doklad.

Ak bola synchronizovaná faktúra v programe POHODA uhradená, potom sa zoznam likvidácii uvedených na záložke Likvidácia prenáša ďalšou synchronizáciou späť do aplikácie mPOHODA, kde sa tieto údaje zobrazujú na záložke Úhrady.

Úhrady, ktoré sa posielajú z programu POHODA sa vždy porovnajú s existujúcimi úhradami v aplikácii mPOHODA a v prípade zhody, sa vykoná ich aktualizácia podľa stavu v programe POHODA.

V prípade aktualizácie úhrad pokladničným dokladom, ktorý bol vytvorený v aplikácii mPOHODA sa ponechá stav, ktorý vznikol v aplikácii mPOHODA.

V prípade čiastočnej úhrady zálohovej faktúry v programe POHODA, sa táto úhrada neprenesie do aplikácie mPOHODA, nakoľko aplikácia nepodporuje čiastočné úhrady zálohových faktúr. Zálohová faktúra v aplikácii mPOHODA môže byť uhradená len na plnú čiastku dokladu.

Funkčnosť prenosu úhrad z programu POHODA, sa vzťahuje na prípad, kedy sa synchronizácia spúšťa z programu POHODA, rel. 13400, resp. jeho najnovšej aktualizácii.

Prenos zostávajúcej čiastky k úhrade z programu POHODA

Ak je v agende Nastavenie dokladov aktuálne nastavená voľba Nesynchronizovať úhrady bez väzby do programu POHODA, potom sa úhrady bez väzby uvedené v aplikácii mPOHODA neimportujú do programu POHODA a zároveň sa z programu POHODA neprijímajú záznamy o konkrétnych likvidáciách. Systém však porovnáva čiastku zostávajúcu na faktúre k úhrade v aplikácii a v programe a vytvára prípadne tzv. dorovnávaciu úhradu.

Ak je zálohová faktúra v aplikácii mPOHODA evidovaná stále ako neuhradená, vytvorí sa v aplikácii mPOHODA pri faktúre úhrada dorovnávajúca stav na čiastku k úhrade evidovanú v programe POHODA.

Ak budú v programe POHODA vykonávané čiastočné úhrady zálohovej faktúry, dorovnávajúca úhrada sa v aplikácii mPOHODA vytvorí až po úplnej úhrade zálohovej faktúry.

V aplikácii mPOHODA bola vystavená faktúra znejúca na čiastku 500,-. Užívateľ vykonal synchronizáciu a následne v programe POHODA zaevidoval úhradu vo výške 500,- prevodom na účet. Pri budúcej synchronizácii systém do aplikácie mPOHODA odošle informáciu, že pri faktúre je evidovaná zostávajúca čiastka k likvidácii vo výške 0,-. Keďže v aplikácii mPOHODA je hodnota k úhrade rovná 500,-, vytvorí systém dorovnávajúcu úhradu vo výške 500,-. V obidvoch systémoch potom bude faktúra úplne uhradená.

Vyššie popísaná funkčnosť sa vzťahuje na prípad, kedy sa synchronizácia dát spúšťa vo verzii programu POHODA, rel. 13400, resp. jeho najnovších aktualizácií a voľba pre synchronizáciu úhrad v agende Nastavenie dokladov je vypnutá. Rovnaké správanie sa týka aj synchronizácie dát so staršou verziou programu POHODA ako je rel. 13400, kedy sa však na voľbu v agende Nastavenie dokladov neberie ohľad a vždy sa vykonáva iba porovnanie zostávajúcich čiastok na úhradu.

4. Vystavenie daňového dokladu

Videonávod: Ako v aplikácii mPOHODA vytvoriť daňový doklad k zálohovej faktúre?

Podľa zákona o DPH je potrebné do 15 dní od prijatia úhrady zálohovej faktúry vystaviť daňový doklad. V prípade, že platiteľ DPH v tejto lehote nevykoná vyúčtovanie zálohy vo vydanej faktúre, je povinný k prijatej platbe, odberateľovi vystaviť doklad o zaplatení a odviesť z neho daň z pridanej hodnoty. Tento doklad sa vystavuje do agendy Daňové doklady.

5. Vyúčtovanie zálohovej faktúry

Po zaevidovaní úhrady zálohovej faktúry, resp. vystavení daňového dokladu, sa vykonáva vyúčtovanie zálohy vydanou faktúrou. To, či bude vyúčtovanie vykonané v aplikácii mPOHODA alebo v programe POHODA závisí od nastavenia Vyúčtovania prijatej zálohy.

Nie je možné vykonávať čiastočné odpočty zálohovej faktúry.

Spôsob vyúčtovania zálohovej faktúry

Vyúčtovanie prijatej zálohy je potrebné vykonať buď priamo v aplikácii mPOHODA alebo až v programe POHODA.

Vami najčastejšie používaný spôsob vyúčtovania si môžete nastaviť ako východiskový v agende Nastavenie dokladov. Táto informácia sa prenáša na vystavenú zálohovú faktúru a na jej základe je potom povolené alebo zakázané vykonanie vyúčtovania zálohy v aplikácii mPOHODA.

• vyúčtovanie zálohy v aplikácii mPOHODA

  • Ak je povolené vykonanie vyúčtovania zálohy v aplikácii mPOHODA, potom je možné podľa nižšie uvedených postupov vykonať odpočet zálohovej faktúry vo vydanej faktúre.

  • Kliknutím na ikonu Vyúčtovanie zálohy sa vykoná v aplikácii mPOHODA prepnete spôsob vyúčtovania do režimu vyúčtovania vykonaného v programe POHODA.

  • Zmena spôsobu vyúčtovania je možná iba v prípade, že zálohová faktúra nebola ešte v aplikácii mPOHODA vyúčtovaná.

• vyúčtovanie zálohy v programe POHODA

  • Ak je pri zálohovej faktúre nastavené Vyúčtovanie zálohy sa vykoná v programe POHODA, potom nie je možné v aplikácii mPOHODA k zálohovej faktúre vytvoriť zúčtovaciu vydanú faktúru. Vyúčtovanie zálohovej faktúry je potrebné vykonať v programe POHODA.

Vyúčtovanie zálohovej faktúry vyvolané zo zálohovej faktúry

• Zvolením povelu Vytvoriť vydanú faktúru s odpočtom zálohy vyvoláte pokyn na uplatnenie prijatej zálohy vo vydanej faktúre.

• Povel je dostupný na detaile zálohovej faktúry (ikona ) alebo v zozname zálohových faktúr (ikona ).

• Do novej vydanej faktúry sa vložia položky uvedené na zálohovej faktúre a zároveň sa vytvorí položka Uhradená záloha v čiastke zodpovedajúcej prijatej zálohe, resp. sa vložia položky z daňového dokladu.

  Položku Uhradená záloha nie je možné editovať a mazať. Pre jej odstránenie je potrebné zmazať celú vydanú faktúru.

• Zúčtovaciu vydanú faktúru skontrolujte a uložte.

• Vykonaním odpočtu sa na vydanú faktúru automaticky vloží forma úhrady Zálohová faktúra.

• Zálohová faktúra je so zúčtovacou vydanou faktúrou previazaná cez záložku Doklady.

• Po vykonaní vyúčtovania zálohy nie je možné upravovať ani mazať úhrady zálohovej faktúry.

• Synchronizáciou vydanej faktúry s programom POHODA dôjde k vykonaniu odpočtu zálohovej faktúry tiež na strane programu POHODA.

Vyúčtovanie zálohovej faktúry vykonané v agende Vydané faktúry

Odpočet zálohovej faktúry je možné vyvolať tiež v agende Vydané faktúry. Postup vykonania vyúčtovania vo vydanej faktúre je uvedený na stránke Vydané faktúry.

6. Upomienky k faktúram v omeškaní

Videonávod: Ako v aplikácii mPOHODA nastaviť upomienky?

Ak sa dostal váš odberateľ do omeškania s platbou za vystavenú faktúru, môžete mu zaslať upomienku úhrady faktúry. V aplikácii mPOHODA je možné vystaviť k neuhradenej faktúre až 3 upomienky, pričom nastavením upomienok v agende Nastavenie upomienok si firma sama môže určiť, či chce pre faktúry využívať druhé a tretie upomenutie alebo po vystavení upomienky prvého stupňa už rovnou pristupuje k iným krokom zaistenia úhrady splatnej pohľadávky odberateľa.

Upomínanie zálohových faktúr je voliteľné a je potrebné ho aktivovať v agende Nastavenie upomienok. Upomínanie prebieha rovnakým spôsobom, ako je popísané v kapitole Upomienky k faktúram v omeškaní pre vydané faktúry.

Prehľad upomienok vystavených k danej faktúre je uvedený na záložke Upomienky.

Vystavené upomienky sa nesynchronizujú do programu POHODA.

7. Synchronizácia s programom POHODA

Základný popis synchronizácie

• Synchronizácia zálohových faktúr je obojsmerná. Zálohové faktúry vytvorené v aplikácii mPOHODA sa synchronizujú do programu POHODA. Faktúra označená v programe POHODA príznakom Synchronizácia s mPOHODA sa prenesie do aplikácie mPOHODA.

• Do importu do programu POHODA vstupujú všetky zálohové faktúry, ktoré majú na detaile dokladu v sekcii Podrobnosti nastavený príznak Synchronizovať doklada ich synchronizácia zatiaľ neprebehla. Doklady nie je potrebné ich v aplikácii mPOHODA špeciálne označovať pre synchronizáciu.

• Do programu POHODA sa nesynchronizujú upomienky vystavené k neuhradenej faktúre.

• Postup, ako v programe POHODA označiť zálohovú faktúru k synchronizácii a ako synchronizáciu spustiť, je uvedený v kapitole Vykonanie synchronizácie.

Vlastnosti synchronizácie faktúr importovaných do programu POHODA

• Číslo účtu sa prenesie iba v prípade, že bude zhodné s jedným zo zavedených čísel účtu v programe POHODA. Ak je na faktúre použitý účet, ktorý nie je zavedený v programe POHODA a zároveň nie je nastavený východiskový účet, nedôjde k prenosu faktúry.

• Číslo zákazky bude prenesené a naviazané iba v prípade, že je zákazka v programe POHODA už zavedená.

• Naimportovaním vydanej faktúry obsahujúcej odpočet zálohy z aplikácie mPOHODA do programu POHODA dôjde k previazaniu faktúry s danou zálohovou faktúrou. Vydaná faktúra tak okrem skladových či textových položiek obsahuje i položku Uhradená záloha a dochádza tým k úplnému uplatneniu zálohovej faktúry.

• Z programu POHODA sa do aplikácie mPOHODA posiela pre už prenesené záznamy zálohových faktúr informácia o zostávajúcej čiastke k likvidácii. Ak dôjde k úhrade zálohovej faktúry v programe POHODA, potom sa táto informácia prenesie ďalšou synchronizáciou späť do aplikácie mPOHODA a na jej základe sa pri zálohovej faktúre vytvorí úhrada dorovnávajúca stav na čiastku k úhrade evidovanú v programe POHODA.

• V programe POHODA sa naimportovanej zálohovej faktúre priradí predkontácia Neviem. Členenie DPH sa neuvádza.

• Ďalšie podrobnosti o náležitostiach naimportovanej zálohovej faktúry sa dozviete v pomocníkovi programu POHODA.

Položky importovaného dokladu

• Položky zálohovej faktúry, ktoré boli do cenníka aplikácie mPOHODA importované z programu POHODA sa importujú s väzbou na sklad. Ostatné položky sa importujú ako textové.

Faktúry určené k synchronizácii odporúčame vytvárať s položkami.

Vlastnosti synchronizácie exportovaných faktúr z programu POHODA do aplikácie mPOHODA

• Zálohové faktúry exportované z programu POHODA do aplikácie mPOHODA nie je možné v aplikácii upravovať - sú iba na čítanie.

Faktúry určené k synchronizácii odporúčame vytvárať s položkami.

Vlastnosti synchronizácie importovaných a exportovaných faktúr

• Zmeny na synchronizovaných, importovaných a exportovaných, zálohových faktúrach je potrebné vykonávať v programe POHODA. Vykonaním synchronizácie údajov potom dôjde k aktualizácii údajov aj na strane aplikácie mPOHODA.

• Ak na strane programu POHODA príznak Synchronizácia s mPOHODA, alebo zálohovú faktúru odstránite, dôjde pri následnej synchronizácii údajov k ich odstráneniu aj v aplikácii mPOHODA, a to vrátane naviazaného príjmového pokladničného dokladu, ktorý už bol importovaný do programu POHODA.

Späť na začiatok

Stiahnite si program TeamViewer a spojte sa s nami priamo.