Zálohové faktúry

Zálohová faktúra slúži ako podklad, na ktorého základe je vopred vyplatená záloha na predaj tovaru či poskytnutí služieb.

Zálohové faktúry

1. Zálohová faktúra

Zálohová faktúra sa vystavuje na tovar a služby, za ktoré požadujete zaplatiť pred uskutočnením samotného predaja, resp. poskytnutím služby.

  • Položku je možné na doklad zadať priamym zápisom alebo výberom položky z cenníka. Priamo z dokladu je tiež možné do cenníka pridať novú položku. Detailné informácie k práci s položkou na doklade sú uvedené na stránke Položky dokladu.

    Zálohové faktúry nevytvárajú skladový pohyb, a preto je možné do dokladu vkladať skladové zásoby bez ohľadu na evidenčný stav a nastavenia voľby Vyskladňovať do mínusu.

  • Bližšie informácie o tom, ako na doklad vložiť odberateľa, resp. ako aktualizovať údaje o odberateľovi na doklade, sa dočítate v kapitole Práca s odberateľom na doklade, uvedenej v popise agendy Adresár. Okrem faktúračnej adresy je možné na zálohovej faktúre uviesť tiež dodaciu adresu.

  • Po zaplatení zálohy odberateľom je potrebné pri zálohovej faktúre zaevidovať jej úhradu. Vykonanie úhrady faktúry je popísané v kapitole Úhrada faktúry.

  • Akonáhle je záloha zaplatená, môže dôjsť k jej vyúčtovaniu. Presný postup zúčtovania prijatej zálohy vo vydanej faktúre je popísaný v kapitole Vyúčtovanie zálohovej faktúry. To, či bude vyúčtovanie vykonané v aplikácii mPOHODA alebo v programe POHODA je závislé od nastavenia Vyúčtovania prijatej zálohy. Východiskové nastavenie je možné na zálohovej faktúre zmeniť.

  • Vytvorenie zálohovej faktúry v cudzej mene a popis práce s cudzou menou v aplikácii mPOHODA je uvedený v kapitole Cudzia mena.

  • Popis základných funkcii pre vytvorení nového záznamu, uloženie záznamu, zmazanie a pod. sú popísané v kapitole Všeobecné funkcie.

2. Záložky

Úhrady

Úhrady faktúry sa zaznamenávajú na záložke Úhrady.

Záložka Úhrady

Spôsoby vytvorenia úhrady zálohovej faktúry sú popísané v kapitole Úhrada zálohovej faktúry.

Nad zoznamom úhrad sa zobrazuje zostávajúca čiastka k úhrade.

Poznámky

Poznámky slúžia na uvedenie doplňujúcich údajov súvisiacich s vytvorenou zálohovou faktúrou. Poznámka sa synchronizáciou prenáša spolu so zálohovou faktúrou do programu POHODA.

Poznámka zapísaná v prvej časti sa zobrazuje na tlačovej zostave Zálohová faktúra. Poznámka interná je určená na zaznamenanie doplňujúcich údajov slúžiacich pre vnútorné potreby firmy.

Záložka Poznámky

Doklady

Na záložke Doklady je uvedený odkaz na pokladničný doklad, v prípade úhrady faktúry v hotovosti. Po vyúčtovaní prijatej zálohy je tu uvedený odkaz na zúčtovaciu vydanú faktúru.

V záhlaví záložky sa zobrazuje počet dokladov, na ktoré má zdrojový doklad väzbu.

Záložka Doklady

Upomienky

Na záložke Upomienky sú uvedené upomienky vystavené k danej zálohovej faktúre.

Záložka Upomienky

Spôsob vytvorenia jednotlivých upomienok je popísaný v kapitole Upomienky k faktúram v omeškaní.

História

Na záložke História je zobrazený prehľad udalostí týkajúcich sa zvoleného záznamu. Teda kedy bol záznam vytvorený, kto ho editoval, kedy bol synchronizovaný.

Záložka História

3. Úhrada zálohovej faktúry

Úhradu zálohovej faktúry je možné vykonať niekoľkými spôsobmi. Každá úhrada má vplyv na celkový stav úhrady faktúry, ktorý je farebne rozlíšený. Tento stav je vidieť v zozname faktúr a na záložke Úhrady.

Prehľad stavov úhrady faktúry
Ikona Názov stavu Popis
Po splatnosti Faktúra po splatnosti Nezaplatená faktúra, pri ktorej už uplynul termín splatnosti.
Neuhradená Neuhradená faktúra Faktúra, ktorá nie je uhradená na plnú sumu a zároveň ešte neuplynul termín splatnosti.
Uhradená Uhradená faktúra Faktúra bola uhradená na plnú sumu.

Nabehnutím na ikonu indikujúcu stav úhrady v hlavnom zozname faktúr, sa pri neuhradenej faktúry zobrazí zostávajúca čiastka k úhrade.

Rozlišujeme tri typy úhrad:

  • úhradu pokladničným dokladom

  • úhradu bez väzby na hradiaci doklad

  • dorovnávajúcu úhradu vytvorenú synchronizáciou s programom POHODA

Pri zálohovej faktúre nie je možné zadávať čiastočné likvidácie faktúry.

Úhrada faktúry vykonaná v agende Pokladničné doklady

Pokladničný doklad s položkou likvidácie zálohovej faktúry je možné vytvoriť priamo v agende Pokladničné doklady.

Presný postup prenosu zálohovej faktúry na pokladničný doklad je uvedený v kapitole Úhrada faktúry pokladničným dokladom, uvedenej v pomocníkovi pre pokladničné doklady.

Odkaz na hradiaci pokladničný doklad je uvedený na záložke Úhrady v poli Číslo dokladu.

Úhrada zálohy pokladničným dokladom

Túto úhradu nie je možné na záložke Úhrady editovať (je možné uviesť iba poznámku) ani zmazať. Odstránenie úhrady je potrebné vykonať zmazaním pokladničného dokladu, resp. príslušnej položky pokladničného dokladu.

V aplikácii mPOHODA nie je možné realizovať úhrady zálohových faktúr v cudzej mene pokladničným dokladom.

Úhrada vyvolaná zo zálohovej faktúry

Priamo zo zálohovej faktúry je možné vytvoriť úhradu pokladničným dokladom alebo úhradu bez väzby na hradiaci doklad.

Obidva spôsoby vykonania likvidácie zálohovej faktúry je možné vyvolať na záložke Úhrady alebo zo zoznamu zálohových faktúr.

Kliknutím na ikonu indikujúcu stav úhrady v zozname faktúr sa zobrazí dialógové okno Úhrada faktúry, v ktorom zvoľte požadovaný spôsob vykonania úhrady.

Dialogové okno Úhrada faktúry
  • úhrada pokladničným dokladom

    • Likvidáciu zálohovej faktúry pokladničným dokladom vyvoláte zo záložky Úhrady povelom ikona Uhradit pokladním dokladem Uhradiť pokladničným dokladom.

      Povel Úhrada pokladničným dokladom
    • V dialógovom okne Úhrada faktúry zvoľte povel Uhradiť pokladničným dokladom.

    • V obidvoch prípadoch sa v agende Pokladničné doklady založí nový pokladničný doklad, s dátumom platby rovnajúcim sa aktuálnemu dňu, na ktorý je vložená zvolená zálohová faktúra. Pokladničný doklad skontrolujte a vykonajte jeho uloženie.

    Povel Uhradiť pokladničným dokladom nie je dostupný pri zálohovej faktúre v cudzej mene.

  • úhrada bez väzby na hradiaci doklad

    • Úhradou bez väzby na hradiaci doklad sa pri likvidovanej zálohovej faktúre vytvorí úhrada, ktorou je faktúra úplne zlikvidovaná. Dátum úhrady je nastavený na aktuálny deň, ale je možné ho upraviť. Táto úhrada nemá väzbu na iný doklad.

    • Povelom ikona Pridať úhradu Pridať úhradu sa na záložke Úhrady vytvorí nový záznam úhrady. Pred jeho uložením môžete upraviť dátum vykonania úhrady.

      Úhrada zálohovej faktúry bez väzby
    • Zvolením povelu Uhradiť v dialógovom okne Úhrada faktúry sa vytvorená úhrada zálohovej faktúry automaticky uloží. Dátum úhrady zmeníte na záložke Úhrady.

    • Úhradu bez väzby na hradiaci doklad je možné zmazať na záložke Úhrady prostredníctvom povelu Odstrániť.

    • Pridanie úhrady, jej odstránenie, zmena dátumu úhrady i ďalšie úpravy vykonávané na záložke Úhrady je potrebné potvrdiť kliknutím na tlačidlo Uložiť.

    • Úhrada bez väzby na hradiaci doklad sa zadáva v prípade, keď je zálohová faktúra uhradená iným spôsobom, ako pokladničným dokladom (napríklad prevodom na bankový účet).

      Úhrady bez väzby sa nesynchronizujú do programu POHODA. Ak máte aplikáciu mPOHODA prepojenú s programom POHODA, vykonajte bezhotovostné úhrady faktúr v programe POHODA v agende Banka. Synchronizáciou údajov sa neuhradená čiastka faktúry aktualizuje aj na strane aplikácie mPOHODA.

Prenos zostávajúcej čiastky k úhrade z programu POHODA

Ak bola zálohová faktúra synchronizáciou importovaná do programu POHODA, kde došlo k jej úhrade, potom sa táto informácia prenesie ďalšou synchronizáciou späť do aplikácie mPOHODA.

Ak je zálohová faktúra v aplikácii mPOHODA evidovaná stále ako neuhradená, vytvorí sa v aplikácii mPOHODA pri faktúre úhrada dorovnávajúca stav na čiastku k úhrade evidovanú v programe POHODA.

Ak budú v programe POHODA vykonávané čiastočné úhrady zálohovej faktúry, dorovnávajúca úhrada sa v aplikácii mPOHODA vytvorí až po úplnej úhrade zálohovej faktúry.

V aplikácii mPOHODA bola vystavená faktúra znejúca na čiastku 500,-. Užívateľ vykonal synchronizáciu a následne v programe POHODA zaevidoval úhradu vo výške 500,- prevodom na účet. Pri budúcej synchronizácii systém do aplikácie mPOHODA odošle informáciu, že pri faktúre je evidovaná zostávajúca čiastka k likvidácii vo výške 0,-. Keďže v aplikácii mPOHODA je hodnota k úhrade rovná 500,-, vytvorí systém dorovnávajúcu úhradu vo výške 500,-. V obidvoch systémoch potom bude faktúra úplne uhradená.

Synchronizácia likvidácie zálohovej faktúry

4. Vyúčtovanie zálohovej faktúry

Po zaevidovaní úhrady zálohovej faktúry sa vykonáva vyúčtovanie zálohy vydanou faktúrou. To, či bude vyúčtovanie vykonané v aplikácii mPOHODA alebo v programe POHODA závisí od nastavenia Vyúčtovania prijatej zálohy.

Nie je možné vykonávať čiastočné odpočty zálohovej faktúry.

Spôsob vyúčtovania zálohovej faktúry

Vyúčtovanie prijatej zálohy je potrebné vykonať buď priamo v aplikácii mPOHODA alebo až v programe POHODA.

Vami najčastejšie používaný spôsob vyúčtovania si môžete nastaviť ako východiskový v agende Nastavenie dokladov. Táto informácia sa prenáša na vystavenú zálohovú faktúru a na jej základe je potom povolené alebo zakázané vykonanie vyúčtovania zálohy v aplikácii mPOHODA.

V prípade, že je k zálohovej faktúre vystavovaný daňový doklad za prijatú platbu, vykonajte jeho vystavenie a následne aj vyúčtovanie zálohy v programe POHODA. V aplikácii mPOHODA nie je možné vystaviť daňové doklady k prijatým platbám.

  • vyúčtovanie zálohy v aplikácii mPOHODA

    • Ak je povolené vykonanie vyúčtovania zálohy v aplikácii mPOHODA, potom je možné podľa nižšie uvedených postupov vykonať odpočet zálohovej faktúry vo vydanej faktúre.

    • Priamo na zálohovej faktúre je možné povelom Vyúčtování zálohy v programu POHODA Vyúčtovanie zálohy chcem vykonať v programe POHODA tento spôsob vyúčtovania zmeniť na vyúčtovanie vykonané v programe POHODA.

    • Zmena spôsobu vyúčtovania je možná iba v prípade, že zálohová faktúra nebola ešte v aplikácii mPOHODA vyúčtovaná.

  • vyúčtovanie zálohy v programe POHODA

    • Ak je pri zálohovej faktúre nastavené Vyúčtování zálohy se provede v programu POHODA Vyúčtovanie zálohy sa vykoná v programe POHODA, potom nie je možné v aplikácii mPOHODA k zálohovej faktúre vytvoriť zúčtovaciu vydanú faktúru. Vyúčtovanie zálohovej faktúry je potrebné vykonať v programe POHODA.

Vyúčtovanie zálohovej faktúry vyvolané zo zálohovej faktúry

  • Zvolením povelu Vytvoriť vydanú faktúru s odpočtom zálohy vyvoláte pokyn na uplatnenie prijatej zálohy vo vydanej faktúre.

  • Povel je dostupný na detaile zálohovej faktúry (ikona ikona Vytvořit vydanou fakturu s odpočtem zálohy ) alebo v zozname zálohových faktúr (ikona ikona Vytvořit vydanou fakturu s odpočtem zálohy).

  • Do novej vydanej faktúry sa vložia položky uvedené na zálohovej faktúre a zároveň sa vytvorí položka Uhradená záloha v čiastke zodpovedajúcej prijatej zálohe.

    Položku Uhradená záloha nie je možné editovať a mazať. Pre jej odstránenie je potrebné zmazať celú vydanú faktúru.

  • Zúčtovaciu vydanú faktúru skontrolujte a uložte.

  • Vykonaním odpočtu sa na vydanú faktúru automaticky vloží forma úhrady Zálohová faktúra.

  • Zálohová faktúra je so zúčtovacou vydanou faktúrou previazaná cez záložku Doklady.

  • Po vykonaní vyúčtovania zálohy nie je možné upravovať ani mazať úhrady zálohovej faktúry.

  • Synchronizáciou vydanej faktúry s programom POHODA dôjde k vykonaniu odpočtu zálohovej faktúry tiež na strane programu POHODA.

Vyúčtovanie zálohovej faktúry vykonané v agende Vydané faktúry

Odpočet zálohovej faktúry je možné vyvolať tiež v agende Vydané faktúry. Postup vykonania vyúčtovania vo vydanej faktúre je uvedený na stránke Vydané faktúry.

5. Upomienky k faktúram v omeškaní Pro funkcia

Ak sa dostal váš odberateľ do omeškania s platbou za vystavenú faktúru, môžete mu zaslať upomienku úhrady faktúry. V aplikácii mPOHODA je možné vystaviť k neuhradenej faktúre až 3 upomienky, pričom nastavením upomienok v agende Nastavenie upomienok si firma sama môže určiť, či chce pre faktúry využívať druhé a tretie upomenutie alebo po vystavení upomienky prvého stupňa už rovnou pristupuje k iným krokom zaistenia úhrady splatnej pohľadávky odberateľa.

Upomínanie zálohových faktúr je voliteľné a je potrebné ho aktivovať v agende Nastavenie upomienok. Upomínanie prebieha rovnakým spôsobom, ako je popísané v kapitole Upomienky k fakturám v omeškaní pre vydané faktúry.

Prehľad upomienok vystavených k danej faktúre je uvedený na záložke Upomienky.

Vystavené upomienky sa nesynchronizujú do programu POHODA.

6. Synchronizácia s programom POHODA

Základný popis synchronizácie

  • Zálohové faktúry sa synchronizujú iba smerom z aplikácie mPOHODA do programu POHODA.

  • Do importu do programu POHODA vstupujú všetky zálohové faktúry, ktoré majú na detaile dokladu v sekcii Podrobnosti nastavený príznak Synchronizovať doklada ich synchronizácia zatiaľ neprebehla. Doklady nie je potrebné ich v aplikácii mPOHODA špeciálne označovať pre synchronizáciu.

  • Zmeny na synchronizovaných faktúrach je potrebné robiť v programe POHODA. Vykonaním synchronizácie údajov dôjde k aktualizácii údajov aj na strane aplikácie mPOHODA.

  • Ak na strane programu POHODA faktúru odstránite, dôjde pri následnej synchronizácii údajov k jej odstráneniu aj v aplikácii mPOHODA.

  • Do programu POHODA sa nesynchronizujú upomienky vystavené k neuhradenej faktúre.

Vlastnosti synchronizácie

  • Číslo účtu sa prenesie iba v prípade, že bude zhodné s jedným zo zavedených čísel účtu v programe POHODA. Ak je na faktúre použitý účet, ktorý nie je zavedený v programe POHODA a zároveň nie je nastavený východiskový účet, nedôjde k prenosu faktúry.

  • Číslo zákazky bude prenesené a naviazané iba v prípade, že je zákazka v programe POHODA už zavedená.

  • Naimportovaním vydanej faktúry obsahujúcej odpočet zálohy z aplikácie mPOHODA do programu POHODA dôjde k previazaniu faktúry s danou zálohovou faktúrou. Vydaná faktúra tak okrem skladových či textových položiek obsahuje i položku Uhradená záloha a dochádza tým k úplnému uplatneniu zálohovej faktúry.

  • Z programu POHODA sa do aplikácie mPOHODA posiela pre už prenesené záznamy zálohových faktúr informácia o zostávajúcej čiastke k likvidácii. Ak dôjde k úhrade zálohovej faktúry v programe POHODA, potom sa táto informácia prenesie ďalšou synchronizáciou späť do aplikácie mPOHODA a na jej základe sa pri zálohovej faktúre vytvorí úhrada dorovnávajúca stav na čiastku k úhrade evidovanú v programe POHODA.

  • V programe POHODA sa naimportovanej zálohovej faktúre priradí predkontácia Neviem. Členenie DPH sa neuvádza.

  • Ďalšie podrobnosti o náležitostiach naimportovanej zálohovej faktúry sa dozviete v pomocníkovi programu POHODA.

Položky importovaného dokladu

  • Položky zálohovej faktúry, ktoré boli do cenníka aplikácie mPOHODA importované z programu POHODA sa importujú s väzbou na sklad. Ostatné položky sa importujú ako textové.

Faktúry určené k synchronizácii odporúčame vytvárať položkové.

Späť na začiatok