Číselné rady - pokročilé nastavenia

Formát číselného radu je možné upravovať aj na úrovni dokladového číselného radu.

Dokladový číselný rad je určený pre konkrétny typ dokladu, resp. konkrétnu hotovostnú pokladňu. Z formátu dokladového číselného radu je vytvárané konkrétne číslo, ktoré je potom prideľované dokladu.

Ak potrebujete pre konkrétny typ dokladu nastaviť číselný rad odlišne od predvolenej šablóny číselného radu, vykonajte to úpravou formátu dokladového číselného radu.

1. Formát dokladového číselného radu

Založením nového dokladového číselného radu sa formát dokladového radu nastaví podľa definície formátu šablóny číselného radu, ku ktorej dokladový rad prináleží.

  • Pre formát dokladového radu a jeho jednotlivé prvky platia rovnaké pravidlá ako pre formát šablóny číselného radu. Tzn. formát je tvorený časťami Prefix a Číslo, kde každá môže mať maximálne päť znakov, a jednotlivé premenné formátu je možné medzi nimi presúvať.

  • Niektoré prvky formátu dokladového radu sú určené typom použitia číselného radu. Aj tu je charakteristika jednotlivých typov použitia radu zhodná s šablónou číselného radu.

  • Formát radu môžete ľubovoľne upraviť (vybrať iné premenné, zmeniť poradie prvkov, nastaviť iné texty alebo iný typ použitia radu) a nastaviť ho tak odlišne od východiskovej šablóny číselného radu.

  • Pri uložení dokladového radu sa kontroluje, či z číselného radu nemôže vzniknúť číslo dokladu rovnaké ako z iného už existujúceho číselného radu. Systém vás na možnú duplicitu číselných radov upozorní a vypíše zoznam radov, s ktorými zhoda nastáva. Odporúčame upraviť formát práve vytváraného dokladového radu, aby ste sa vyhli duplicitnému číslovaniu dokladov.

    Dokladový rad pre vydané faktúry s platnosťou pre rok 2020 má formát FV[u][z][ččč]. Užívateľ uloží dokladový rad pre vydané faktúry s platnosťou pre rok 2021 s formátom FV[ččččč]. Systém rady vyhodnotí ako duplicitné, pretože pre rok 2020 i 2021 môže vzniknúť doklad s číslom FV01001 (2020: FV[0][1][001]; 2021: FV[01001]).

  • Rovnako systém upozorní na duplicitu variabilného symbolu pre vydané faktúry, čo môže spôsobiť problémy pri automatickej likvidácii faktúr homebankingom.

    Formát dokladového radu je nastavený pre vydané faktúry ako [rr]FV[čččč] a pre zálohové faktúry ako [rr]ZF[čččč]. Pre vydanú i zálohovú faktúru potom vzniknú rovnaké variabilné symboly, napr. 210001, 210002 atď.

Príklad číslovania dokladov pre offline dokladový rad vydaných faktúr:

Vo firme sú používané dve zariadenia zariadenie 1 a zariadenie 2 a berieme do úvahy situáciu, že na zariadení 1 vystavuje doklady užívateľ s označením 01 a na zariadení 2 užívateľ s označením 02.

Vydané faktúry sú na zariadení 1 číslované 21FV1010001, 21FV1010002, 21FV1010003 …
Vydané faktúry sú na zariadení 2 číslované 21FV2020001, 21FV2020002, 21FV2020003 …

Príklad číslovania dokladov pre online dokladový rad vydaných faktúr (rad neobsahuje označenie zariadenia a užívateľa):

1. faktúra je vystavená na zariadení 1 a dostane číslo 21FV0001
2. faktúra je vystavená na zariadení 1 a dostane číslo 21FV0002
3. faktúra je vystavená na zariadení 2 a dostane číslo 21FV0003
4. faktúra je vystavená na zariadení 1 a dostane číslo 21FV0004
...

Program POHODA a aplikácia mPOHODA pracujú nezávisle od seba. Aby ste predišli vzniku dvoch rôznych dokladov s rovnakým číslom, vytvorte v aplikácii mPOHODA formát dokladového číselného radu, odlišný od formátu radov používaných v programe POHODA . V prípade zhodného čísla dokladu, by nedošlo k importu dokladu z aplikácie mPOHODA do programu POHODA.

Po úprave formátu dokladového číselného radu spravte na všetkých mobilných zariadeniach pred vystavením nového dokladu synchronizáciu údajov.

Platnosť dokladového číselného radu

Platnosť dokladového radu sa musí pohybovať v rámci platnosti šablóny číselného radu, ku ktorej dokladový rad prináleží. Koniec platnosti dokladových radov sa automaticky skráti, ak dôjde k ukončeniu platnosti, resp. skráteniu platnosti šablóny číselného radu.

Nie je možné vytvoriť pre jedno obdobie viac dokladových číselných radov pre rovnaký typ dokladu.

Platnosť dokladového radu je automaticky nastavená na kalendárny rok. Firmy účtujúce v hospodárskom roku musia platnosť dokladového radu upraviť.

Dokladový rad odporúčame ponechať platný po celé účtovné obdobie. Dokladový rad s dlhšou platnosťou sa nenaimportuje do programu POHODA. Ak potrebujete rad ukončiť v priebehu obdobia, nastavte nasledujúcemu radu iný formát, aby nevznikali duplicitné čísla dokladov.

Začiatočné poradové číslo

Pri dokladovom rade je možné nastaviť Začiatočné poradové číslo, od ktorého sa majú doklady v danej číselnej rade číslovať. Tuto možnosť využijete napríklad v situácii, keď prechádzate do aplikácie mPOHODA z iného systému a chcete naviazať v číslovaní dokladov na začatý číselný rad.

Ak zmeníte počiatočné poradové číslo, potom sa toto číslo aplikuje na nový doklad iba za podmienky, že nie sú v danej rade vystavené iné doklady s vyšším poradovým číslom.

Existujú doklady s poradovým číslom 20, 21, 22. Počiatočné poradové číslo sa zmení na hodnotu 17. Nový doklad bude mať pridelené poradové číslo 23.

Existujú doklady s poradovým číslom 20, 21, 22. Počiatočné poradové číslo sa zmení na hodnotu 25. Nový doklad bude mať pridelené poradové číslo 25.

Zmazaním dokladu, resp. zmenou čísla na doklade, ktorému bolo priradené posledné číslo v rade, dochádza k poníženiu budúceho poradového čísla. Následne vystavenému dokladu je potom priradené pôvodne použité číslo. Poradové číslo sa ponižuje maximálne na hodnotu uvedenú v poli Začiatočné poradové číslo.

2. Vytvorenie dokladového číselného radu

Dokladový rad je možné vytvoriť niekoľkými spôsobmi:

  • Po uložení novej šablóny číselných radov sa automaticky vytvoria dokladové rady pre všetky typy dokladov pre aktuálny rok, resp. pre rok najbližší aktuálnemu roku.

    Ak spadá aktuálny kalendárny rok do platnosti šablóny číselného radu, potom sa po jej uložení automaticky vytvoria dokladové rady pre aktuálny kalendárny rok. Ak si vopred pripravíte šablónu číselného radu pre nasledujúci rok, vytvoria sa po jej uložení automaticky dokladové rady pre nasledujúci kalendárny rok.

  • Ak chcete vytvoriť číselné rady pre všetky typy dokladov naraz, potom zvoľte povel Vytvořit nové řady Vytvoriť rady. Dôjde tak k vygenerovaniu dokladových číselných radov pre všetky typy dokladov . Takto hromadne je možné vytvoriť číselné rady pre budúce kalendárne roky, prípadne i pre predchádzajúce kalendárne roky.

    Hromadné vytvorenie číselných radov
  • Ak potrebujete vytvoriť dokladový rad iba pre určitý typ dokladu, resp. určitú hotovostnú pokladňu, potom na šablóne číselného radu zvoľte povel Vytvořit novou řadu Vytvoriť nový rad . Tým založíte nový záznam dokladového radu, na ktorom zvolíte typ dokladu .

    Vytvorenie nového číselného radu
  • Ak pre novo založený doklad neexistuje číselný rad, vytvorí sa automaticky na základe šablóny číselného radu, ku ktorému doklad podľa dátumu vystavenia prináleží.

3. Číslovanie dokladov

Pri vytvorení nového dokladu je záznamu pridelené unikátne číslo. Výsledné číslo dokladu vzniká dosadením konkrétnych hodnôt za jednotlivé premenné v dokladovom rade.

Pre vytvorenie čísla dokladu sa použije ten dokladový rad, ku ktorému záznam dátumom vystavenia prináleží.

Ak dôjde k zmene dátumu vystavenia dokladu, potom sa zmení i číslo dokladu. Pri vydaných faktúrach dôjde navyše k zmene variabilného symbolu (ak nebol užívateľsky upravený).

Číslo dokladu je na doklade zobrazené v poli Číslo.

4. Synchronizácia s programom POHODA

  • Synchronizáciou sa z aplikácie mPOHODA do programu POHODA prenášajú číselné rady. Číselné rady pre import nie je potrebné v aplikácii mPOHODA špeciálne označovať pre synchronizáciu.

  • Do programu POHODA sa importujú iba tie číselné rady, ktoré svojou platnosťou zasahujú do účtovného obdobia, v ktorom je synchronizácia údajov vykonávaná. Pri spustení synchronizácie na prelome účtovných období sa importujú číselné rady do prechodného účtovného obdobia, ako aj novo vzniknuté rady do bežného účtovného obdobia.

5. Prenos číselného radu z iného zariadenia

Ak v aplikácii mPOHODA otvárate firmu, ktorá nie je synchronizovaná a z daného zariadenia ste sa nikdy do tejto firmy neprihlásili, a zároveň sú vo firme používané offline číselné rady, resp. online číselné rady obsahujúce premennú zariadenia, ponúkne systém pre dané zariadenie vytvorenie nových číselných radov alebo prenos radov z iného zariadenia.

Pri aktualizácii aplikácie mPOHODA na verziu 1.2. pri už synchronizovaných firmách v mobilnom zariadení bude číslovanie dokladov pokračovať v doteraz používaných číselných radoch. Ak pred prechodom na verziu 1.2. spravíte odinštalovanie aplikácie a nanovo nainštalujete verziu 1.2., ponúkne sa prenos číselných radov vo všetkých firmách, teda aj v tých, ktoré boli v predchádzajúcej verzii aplikácie synchronizované.

  • Vytvorenie nových číselných radov

    • Pre dané zariadenie budú vygenerované nové číselné rady podľa nastavenia šablóny číselných radov na webovom rozhraní.

    • Doklady vytvorené na tomto zariadení budú číslované od jednotky.

    • V číselnom rade bude mať dané zariadenie nové číslo.

  • Prenos radov z iného zariadenia

    • Číselné rady budú prevzaté zo zariadenia, ktoré na stránke Správa číselných radov vyberiete.

      Za názvom zariadenia je v zátvorke zobrazené nasledujúce číslo aktuálneho číselného radu pre vydané faktúry. Číslo zariadenia je tučne zvýraznené.

      Správa číselných radov
    • Pred dokončením prenosu číselných radov si môžete pre vybrané zariadenie zobraziť existujúce číselné rady kliknutím na tlačidlo Zobraziť číselné rady.

    • Uistite sa, že na pôvodnom zariadení sú všetky záznamy úspešne zosynchronizované na webové rozhranie. Odinštalujte aplikáciu a na novom zariadení dokončite prenos číselných radov.

      Záznam, ktorý nie je synchronizovaný na webové rozhranie aplikácie, je v hlavnom zozname označený ikonou Nezosynchronizovaný záznam.

    • Prevzatie číselného radu z iného zariadenia umožní nadviazať v číslovaní dokladov na pôvodnom zariadení.

    Po odinštalovaní a opätovnej inštalácii aplikácie mPOHODA môže dôjsť k zmene identifikátora zariadenia (napr. ak je inštalácia aplikácie spravená po aktualizácii operačného systému), čo vyvolá ponuku prenosu číselných radov aj v prípade, že už ste aplikáciu predtým na zariadení používali. V takom prípade odporúčame spraviť prevzatie číselných radov a v ponuke zariadení vybrať dané zariadenie.

Späť na začiatok