Číselné rady - vlastný formát

Agenda Číselné rady slúži k nastaveniu formátu číselného radu, na ktorého základe sú potom vytvárané číselné rady pre jednotlivé typy dokladov.

Číselné rady

Pri definovaní číselného radu rozlišujeme dve úrovne - šablónu číselného radu a dokladový číselný rad.

1. Šablóna číselného radu

Šablóna číselného radu slúži iba ako definícia pre nastavenie formátu číslovania pre dokladové rady.

V šablóne preto odporúčame nastaviť číselný rad v takom formáte, ktorý bude vyhovovať väčšine dokladových číselných radov. Drobné rozdiely vo formáte číselného radu pre rôzne typy dokladov je potom možné nastaviť priamo na úrovni príslušného dokladového radu.

Šablóna číselného radu

Firma v číselných radoch pre jednotlivé typy dokladov uvádza rok, typ dokladu a poradové číslo. Firma používa offline číselné rady. Číselné rady pre jednotlivé doklady sa teda líšia označením dokladu, označením užívateľa a označením zariadenia.

Firma si preto vytvorí šablónu číselného radu s formátom [rr][d][u][z][ččččč]. Teda dvojmiestne označenie roku, jednomiestne označenie dokladu, jednomiestne označenie užívateľa, jednomiestne označenie zariadenia a päťmiestne označenie poradového čísla. V Nastavení označenia podľa typu dokladu si firma zadá označenie pre jednotlivé typy dokladov napr. ako F pre vydanú faktúru, Z pre zálohovú faktúru, P pre predajku a H pre hotovostný pokladničný doklad.

Uložením nastavenia šablóny číselných radov sa tak automaticky pre aktuálny rok vytvoria dokladové rady pre vydanú faktúru 2181000001, zálohovú faktúru 2191000001, predajku 21P1000001 a pokladničný doklad 21H1000001. Formát šablóny číselného radu je nastavený tak, že vyhovuje všetkým dokladovým radom, a preto firma nemusí nastavovať formát pre každý jednotlivý dokladový rad.

Platnosť číselného radu

Platnosť šablóny číselného radu nemusí byť obmedzená. Platnosti sa však nesmú prekrývať.

Ak máte šablónu číselného radu nastavenú tak, že je možné ju využívať naprieč účtovnými obdobiami, stačí mať v aplikácii mPOHODA založenú iba jednu šablónu a použitie číselného radu na jednotlivých dokladoch riadiť určením platnosti pri dokladovom rade.

Formát a použitie číselného radu

Číselný rad sa podľa typu použitia rozlišuje na offline a online. Tým je určené, či je možné, alebo nie vystavovať doklady na mobilných zariadeniach aj bez pripojenia k internetu. Detailné rozlíšenie typu použitia je popísane v kapitole Použitie číselných radov.

Formát číselného radu určuje, z akých prvkov typu rok, poradové číslo dokladu, označenie dokladu a pod. sa bude číselný rad skladať. Nastavenie formátu šablóny číselného radu je popísané v kapitole Formát číselného radu.

Použitie a formát číselného radu šablóny potom preberajú jednotlivé dokladové rady, ktoré sa na základe šablóny generujú.

Vlastná úprava číselných radov je možná od verzie 1.0. Pri číselných radoch vytvorených v starších verziach nie je možné formát radu editovať. Je potrebné ukončiť platnosť šablóny číselného radu a založiť novú šablónu.

2. Formát číselného radu

Formát šablóny číselného radu sa nastaví zvolením povelu Upraviť formát Upraviť formát. Týmto dôjde k presmerovaniu na stránku Formát číselného radu, kde vyberiete premenné, ktoré majú byť súčasťou šablóny číselného radu.

Formát číselného radu je tvorený dvoma časťami nazvanými Prefix a Číslo. Obidve tieto časti sa skladajú z jednotlivých premenných, za ktoré sa pri vytváraní konečného čísla dokladu dosadzujú konkrétne hodnoty.

Každá časť formátu číselného radu môže byť tvorená maximálne 5 znakmi.

Formát šablóny číselného radu je možné kedykoľvek upraviť. Nové nastavenie sa použije až pre novo vytvárané dokladové rady.


Položky formátu číselného radu je možné presúvať z časti Prefix do časti Číslo a naopak. Aké premenné a v akom poradí budú vo formáte číselného radu použité záleží na vás.

Formát číselného radu
Položky formátu číselného radu
Typ Popis
Rok

Vo výslednom číselnom rade je premenná rok reprezentovaná aktuálnym kalendárnym rokom. Rok sa v čísle dokladu môže zobraziť buď ako dvojmiestny alebo štvormiestny prvok.

Označenie

Aby nedochádzalo k duplicitným číselným radom je potrebné číselné rady pre jednotlivé doklady od seba odlíšiť.

Označenie jednotlivých typov dokladov v číselnom rade sa zadáva v časti Nastavenie označenia podľa typu dokladu.

Z čísla dokladu vydanej faktúry sa vytvára variabilný symbol, a to vypustením písmenových znakov z čísla dokladu. Doporučujeme preto pre vydané faktúry používať číselné označenie. Tým predídete duplicitnému variabilnému symbolu a umožníte tak úhradu faktúry prostredníctvom homebankingu v programe POHODA.

Text

Položka slúži pre zadanie vlastného textu, ktorý má byť obsiahnutý v číselnom rade pre všetky doklady, bez ohľadu na typ.

Pre premennú Text je zadaná hodnota "m" pre označenie dokladu vystaveného v aplikácii mPOHODA. Dokladový rad pre vydané faktúry potom bude mať podobu napríklad mFV001.

Ďalšie všeobecné texty do formátu číselného radu pridáte zvolením povelu Přidat text Pridať text.

Užívateľ

Táto premenná slúži k označeniu užívateľa, ktorý doklad vystavil. Užívateľ môže byť v číselnom rade reprezentovaný jedným alebo dvoma znakmi.

Ak má byť číselný rad používaný v offline režime vystavovania dokladov (tzn. bez pripojenia k internetu), potom je položka povinnou náležitosťou číselného radu.

V online režime vystavovania dokladov (tzn. s pripojením k internetu) je možné položku použiť bez toho, aby súčasne musela byť použitá i položka Zariadenie.

Zariadenie

Táto premenná slúži k označeniu zariadenia, na ktorom bol doklad vystavený. Zariadenie je v číselnom rade reprezentované vždy iba jedným znakom.

Ak má byť číselný rad používaný v offline režime vystavovania dokladov, potom je položka povinnou náležitosťou číselného radu.

Prvok nie je možné samostatne použiť. Vždy musí byť použitý v kombinácii s položkou Užívateľ.

Poradové číslo Je povinnou súčasťou každého formátu a musí byť vždy umiestnený ako posledná položka v časti Číslo.

Uložením formátu novej šablóny číselného radu sa automaticky vytvoria dokladové rady pre všetky typy dokladov pre aktuálny rok, resp. pre rok najbližší aktuálnemu roku. Do doby ukončenia platnosti šablóny číselných radov sa v nasledujúcich rokoch dokladové číselné rady generujú automaticky s vytvorením prvého dokladu v novom kalendárnom roku.

Ďalšie informácie k dokladovým číselným radom, číslovaniu dokladov a prenosu číselných radov medzi mobilnými zariadeniami sa dočítate v kapitole Číselné rady - pokročilé nastavenia.

Späť na začiatok